Event Apps, digitales Teilnehmermanagement und Online-Plattformen. Digitale Entwicklungen in der Eventbranche.

Wenn ich die Worte Eventmanager oder Eventmanagerin in der Google Bildersuche eingebe, finde ich Fotografien von Menschen mit Klemmbrettern, Drinks und Telefon. Manchmal ist ein Notebook in Szene gesetzt, häufiger sind es Flipcharts und Stifte. Die Welt dieser Menschen repräsentiert sich hier ziemlich analog. Klar, die Planung von Veranstaltungen erfordert Leute, die die Fäden in der Hand behalten, vor Ort sind und anpacken. Dass viele dieser Aufgaben, wie Mitarbeiterkoordination, Teilnehmermanagement oder Listenführung, mit Hilfe von Software erledigt werden und auch während einer Veranstaltung immer mehr digitale Technologien eingesetzt werden, spiegelt sich in der visuellen Darstellung von Eventmanagement offensichtlich noch nicht wider.

Digital Natives übernehmen

Innerhalb der Branche sieht das anders aus. Hier sind die Digital Natives längst angekommen. Schlagworte wie Digitalisierung, digitale Transformation oder industrielle Revolution 4.0 prägen die Diskussionen genauso wie in anderen Branchen. Event Apps, digitales Teilnehmermanagement, virtuelle Veranstaltungen, Online-Plattformen und branchenspezifische Suchmaschinen zeigen, wie sehr sich Aufgaben, Formate und Prozesse verändern.

Mehr Erlebnis, mehr Netzwerk, mehr Wissen

Wenn die Locations Messe in diesem Jahr mit dem Motto „mehr Erlebnis, mehr Netzwerk, mehr Wissen“ startet, so muss sie gar nicht mehr explizit sagen, dass diese Konzepte eng mit digitalen Technologien verknüpft sind. In den Begriffen Erlebnis, Netzwerk und Wissen konkretisiert sich das Digitale.

Beim Erlebnis zeigt sich schon im Wort: Es lässt das Leben erfahren. Das tut es, indem es sich vom Alltag abhebt. Ein Erlebnis ist folglich relational – was für den einen alltäglich ist, stellt für den anderen eine Ausnahmesituation dar. Mit diesem Begriff wird also eine individuelle Erfahrung erfasst, die sich vom alltäglichen Erleben des Subjekts abhebt. Und genau deshalb ist das Erlebnis so wichtig für Event-Marketing. Verknüpfe ich ein Produkt mit einem besonderen Ereignis, wird es (be-)greifbar und schließlich als Erfahrung und Erinnerungswert inkorporiert.

Events werden dabei zunehmend nicht nur vor Ort, sondern bereits im Vorfeld über die Social-Media-Kanäle erlebt. Event Apps, digitales Teilnehmermanagement und Hashtags vernetzen die Gäste und Besucher untereinander und fördern die digitale Interaktion.

Das führt zum zweiten Punkt: mehr Netzwerk. Noch nie war es so leicht, mit anderen Besuchern, Speakern und einer interessierten Öffentlichkeit in Kontakt zu kommen. Die Informationstransparenz wird durch gut aufbereiteten und leicht zugänglichen Content erhöht. Bereits im Vorfeld können sich Teilnehmer vernetzen und Interessen ausloten. Der Grad der Partizipation ist gestiegen. Im besten Fall bildet sich eine Community, aus der heraus Themen, Diskurse und Trends entstehen und die eine Veranstaltung zu einem sozialen Event werden lassen, was wiederum den Erlebnisfaktor in die Höhe treibt.

Und dann ist da noch das Wissen. Mit der Digitalisierung haben sich die gesellschaftlichen Bedingungen geändert, unter denen Wissen ermöglicht wird. Wissen ist durch das Internet zugänglicher geworden, gleichzeitig erfordert es spezifische Kompetenzen dieses Wissen zu filtern, zu kategorisieren oder selbst einzubringen.

Eventplanung 4.0
Die Welt der Eventplaner hat sich also ziemlich verändert, statt Klemmbrett und Stift halten Sie inzwischen iPad und Smartphone. Ihr Teilnehmermanagement ist cloud-basiert, ihre Aufgaben koordinieren sie über Online-Plattformen. Die Digitalisierung bietet der Eventindustrie vor allem im Hintergrund unzählige Möglichkeiten ihre Veranstaltung effizienter zu planen. Neue Technologien verändern also nicht nur das Erlebnis der Konsumenten, sondern insbesondere die Arbeitsweisen der Insider. Die zentralen Fragen sind folglich:

·        Wofür setzen wir digitale Tools ein?

·        Wie verändert sich unsere Arbeit?

·        Was bringen Sie uns und unseren Veranstaltungsteilnehmern?

Best Practice: Digitales Teilnehmermanagement

Ein Beispiel für den effizienten Einsatz von digitalen Tools zeigt sich im digitalen Teilnehmermanagement. Die Verwaltung von Gästen in einer cloud-basierten Liste setzt dem Versionen-Chaos verschiedener Excel-Listen oder der Alleinherrschaft eines Teammitglieds über diese Liste(n) ein Ende. Die Einrichtung von Nutzerrechten koordiniert die Listenverwaltung, Echtzeit-Synchronisierung sorgt für jederzeit aktuelle Daten und Gastkategorien ermöglichen individuelle Informationsvermittlung. Teilnehmermanagement kann somit sowohl automatisiert sein, als auch personalisierte Ansprache ermöglichen. Eine Software für Teilnehmermanagement unterstützt den Einladungsprozess, verwaltet die Gästeliste dynamisch und koordiniert den Einlassprozess am Veranstaltungstag. Nach dem Event können Umfragen über das Tool abgewickelt werden und die Auswertung der Teilnehmerdaten kann in die Vorbereitung für nachfolgende Veranstaltungen fließen.

Ein Ausblick

Für Eventplaner heißt der Gebrauch von Softwaretools, dass viele Prozesse und Aufgaben automatisiert werden, gleichzeitig müssen sie up to date bleiben und sich jederzeit in Programme und Apps einarbeiten. Neue Themen, die mit der digitalen Entwicklung einhergehen, müssen beachtet, recherchiert und umgesetzt werden – denken wir nur an die Einführung der EU-DSGVO im Jahr 2018. Die größte Herausforderung liegt also darin, dass es anders wird. Für Eventmanager und für Veranstaltungsteilnehmer.

Digitalisierung sollte etwas sein, was wir umsetzen, nicht nur etwas über das wir reden. Deshalb geht es darum zu schauen, was bereits möglich ist. Wenn Veranstaltungsteilnehmer selbst mit Technologien umgehen sollen, etwa an Self-Service-Countern zur Registrierung, muss dies frühzeitig vorbereitet und begleitet werden. Dann können solche Werkzeuge die Autonomie der Gäste fördern und den Einlass beschleunigen, ohne Überforderung hervorzurufen.

Veranstaltungen bewegen sich also zunehmend zwischen dem Analogen und dem Digitalen, hier liegen ihre Stärke und Chancen. Auf die Schnittstellen und Verflechtungen sollten wir uns konzentrieren, damit Eventplanung 4.0 die verschiedenen Akteure miteinander verbindet und eine Grundlage für Kommunikation und Kooperation etabliert.

Autorin: Annalena Roters

AirLST guest solutions

Kontakt: a.roters(at)airlst.com